Os colaboradores inquiridos afirmaram completar tarefas administrativas como preencher contratos, processamento de encomendas e inserção de dados de cartões de visita em bases de dados e livro de endereços de forma manual em vez de o fazerem através de um processo automatizado.

Dos questionados, 59% acham que os processos para completar tarefas administrativas na sua empresa são demasiado complicados, afirmando que há muitos passos envolvidos. É mostrada uma correlação direta entre a dificuldade de completar estas tarefas e o tempo gasto nas mesmas. Um terço dos inquiridos gasta três horas ou mais por semana só em tarefas administrativas. Além disso, 70% pensam que este tempo aumentou nos últimos cinco anos, apontando que as empresas estão com isso a gastar tempo valioso das equipas.

O estudo sublinha ainda que, a nível pessoal, as equipas ponderam eliminar formas antiquadas e pouco produtivas de trabalhar. Perante a pergunta “qual é o maior problema associado aos processos administrativos manuais?”, 50% respondeu que “demoram muito tempo a ser completados”.

Porém, há outras implicações para o negócio além da produtividade. Um quarto dos inquiridos indicaram que o seu maior problema com os processos de administração manual é a sua propensão ao erro. Além disso, quase dois terços dos trabalhadores europeus inquiridos experienciaram uma situação na qual um erro proveniente de uma tarefa de administração manual custou dinheiro à empresa.  

Mais teclas digitadas traduz-se em custos de inserção de dados, mais erros e ciclos de input de dados mais lentos. Isto pode ter impacto direto nos resultados dos negócios. Se uma fatura  não é enviada corretamente, essa situação pode levar ao atraso nos pagamentos, à duplicação de pagamentos ou a outras situações mais graves que necessitam de ser resolvidas. Isto pode, inclusivamente, resultar numa quebra da relação com o cliente, vendedor ou fornecedor. Assim, a empresa deve rever a sua abordagem relativamente aos dados corporativos e à forma como estes são manuseados nas tarefas diárias.   

A Lexmark tem soluções que são utilizadas em médias e grandes empresas para atingir uma forma mais eficiente de trabalhar. Das aplicações de captura móvel – que permitem digitalizar e captar recibos para que os colaboradores não tenham que digitalizar manualmente as suas despesas – até software de captura inteligente, a Lexmark permite às empresas criar fluxos de trabalho mais produtivos.

As suas soluções combinam poderosos equipamentos de scan e impressão com software de processamento de conteúdos e documentos que permitem a captura inteligente de informação. Os dados dos documentos, tais como inquéritos, queixas, aplicações ou relatórios, são automaticamente capturados e separados num formato estruturado e transferidos para processos de negócio e sistemas corporativos para melhor visibilidade da informação em toda a empresa. Isto permite à empresa eliminar 85 a 95% da introdução manual de dados que é tipicamente requerida, melhorando o acesso à informação.